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Kommt es zu Zahlungsverzögerungen durch einen Kunden, kann es durchaus sein, dass es sich nur um ein Missverständnis handelt, das hierzu führt. Vielleicht wurde zurückgegebene Ware nicht gutgeschrieben oder ähnliches. Gehen die Meinungen beider Parteien, nämlich Gläubiger und Schuldner, dabei auseinander, sollte ein Inkassounternehmen eingeschaltet werden, das auch vermittelnd tätig werden kann. Haben sich nämlich erst einmal die Fronten derart verhärtet, dass kein objektives Gespräch mehr möglich ist, ist das Inkasso meist der letzte Ausweg. Ein bekanntes und seit langer Zeit tätiges Unternehmen solle es dann aber sein, das den Auftrag zur Klärung der Angelegenheit erhält. Letztlich ist es wenig sinnvoll, wenn ein Kunde verärgert wird und aus diesem Grund auch dann keine Aufträge mehr erteilt, wenn er sich in einer guten finanziellen Situation befindet. Unstrittige Forderungen können durch das Inkasso allerdings problemlos beigetrieben werden, wobei immer andere Methoden genutzt werden können. Eine davon ist das Telefoninkasso, das oft praktiziert wird.

Auch kleine Firmen haben vermehrt mit der schlechten Zahlungsmoral ihrer Kundschaft zu kämpfen und setzen aus diesem Grund häufig das Inkasso ein. Schnelles Reagieren ist bei überfälligen Forderungen mittels Inkasso immer empfehlenswert, schließlich passiert es schnell, dass das eigene Unternehmen selbst in Liquiditätsschwierigkeiten gerät. Wenn es zum Inkasso gekommen ist bedeutet dies aber längst nicht, dass der betroffene Kunde später für immer verloren ist. Nach erfolgreichem Abschluss der Angelegenheit findet sich meist ein Weg, um wieder ins Geschäft zu kommen. Inkasso hat längst den eher schlechten Beigeschmack, den es in vergangenen Zeiten hatte, verloren. Nicht zuletzt aus diesem Grund werden die Dienste eines Inkassobüros so häufig in Anspruch genommen.

Die Zahlungsmoral von deutschen Kunden hat in den vergangenen letzten Jahren, speziell während und nach der Wirtschaftskrise, stetig nachgelassen. Unternehmen, aber auch Behörden, haben oft erhebliche Außenstände an Forderungen. Diese laufen über einen längeren Zeitraum von vielen säumigen Kunden auf, ohne dass sie erfolgreich bearbeitet werden. Das Tagesgeschäft der Unternehmen läuft weiter und verursacht neue zu bearbeitende Zahlungsvorgänge. Die Rechnungserstellung des laufenden Geschäftsbetriebes bindet das Personal der Buchhaltung. Für strukturiertes Inkasso und erfolgreichen Forderungseinzug von älteren Vorgängen bleibt häufig wenig bis kein Spielraum. Bei den Forderungen handelt es sich meistens um mehr oder minder gleichartige Vorgänge. Unbezahlte Waren oder Dienstleistungen, sowie Beiträge oder Gebühren, Abonnentenverträge wie z.B. aus Zeitschriften, Büchern, Internet- und Telefonverträge, Tickets des Nahverkehrs oder auch monatlich wiederkehrende Beiträge von Internetbörsen. Erreicht die Zahl dieser Vorgänge 100 oder mehr, sprechen die Fachleute von dem so genannten Mengeninkasso oder Masseninkasso.

Die Inkassounternehmen bieten das Eintreiben dieser Forderungen als ihre spezielle Dienstleistung an. Beim Inkasso dieser Außenstände wird in jedem Einzelfall der rechtlich wirksame Weg über das außergerichtliche Mahnverfahren und später über den gerichtlichen Mahnbescheid, bis zum Vollstreckungsbescheid und dessen Umsetzung durch Vollzugsbeamte der Mahngerichte verfolgt. Dabei muss beim Mengeninkasso auch beachtet werden, ob dem Schuldner mehrere Außenstände z.B. aus verschiedenen Verträgen zuzuordnen sind. Eine Zusammenfassung der Schulden wird nach Einzelfall entschieden. Das Masseninkasso hat für den Inkassounternehmer den Vorteil, dass er es mit einer Vielzahl gleichartiger Vorgänge zu tun hat. Das erleichtert die Übersichtlichkeit der einzelnen Verfahren. Für das Unternehmen, das die Außenstände eintreiben lässt, entsteht eine erhebliche Entlastung des Personals. Dieses steht so für das laufende operative Geschäft zur Verfügung und muss sich gedanklich nicht mit vergangenen Vorgängen beschäftigen. Darüber hinaus braucht das Firmenpersonal keine Ausbildung für die rechtlichen Voraussetzungen für den Inkassobetrieb und die wirksame Umsetzung zu haben. Das spart Personalkosten, da nur die kaufmännische Qualifikation vorhanden sein muss.

Eine Bonitätsprüfung ist die Überprüfung der Kreditwürdigkeit. Die Kreditwürdigkeit lässt sich in zwei Bereiche aufteilen. Zum einen die persönliche Kreditwürdigkeit und zum anderen die materielle Kreditwürdigkeit. Unter der persönlichen Kreditwürdigkeit versteht man die Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit des Antragstellers. Natürlich ist hier der persönliche Eindruck entscheidend, da es keine Unterlagen zur Prüfung gibt. Eine materielle Kreditwürdigkeit liegt vor, wenn der Kreditnehmer in geordneten wirtschaftlichen Verhältnissen lebt, das heißt der Antragsteller geht einer Arbeit nach und ist in der Lage einen Kredit ordentlich zurückzuzahlen. Hierbei werden die Vermögensverhältnisse des Kunden einer genauen Prüfung unterzogen. Prinzipiell sollte jeder, der einen Kredit vergibt oder Waren auf Rechnung verkauft eine prüfen, ob die Bonität des Kunden in Ordnung ist. Das Kreditinstitut oder Unternehmen kann so im Voraus das Risiko des Zahlungsausfalles minimieren.

Zur Bonitätsprüfung können verschiedene Unterlagen für eine Bonitätsauskunft herangezogen werden. Zum einen gibt es hier eine Selbstauskunft durch den Antragsteller. Er selbst weiß über seine Vermögensverhältnisse am besten Bescheid und kann diese offenlegen.
Zum anderen gibt es die Möglichkeit einer Bank-zu-Bank-Auskunft. Solche Auskünfte enthalten nur allgemeine Informationen und dürfen auf keinen Fall rufschädigend sein. Die Wahrung des Bankgeheimnisses ist hierbei gewährleistet. Eine weitere Art der Auskunftserteilung stellt eine Anfrage an die Schufa (Schutzgemeinschaft für allgemeine Kreditsicherung) dar. In der Schufa wird zum Beispiel angezeigt, ob bereits Kredite bestehen und ob diese ordnungsgemäß zurückgezahlt werden. Die Informationen aus der Schufa können als Bonitätsauskunft gewertet werden. Auch über ein Bonitätsportal hat ein Unternehmen die Möglichkeit zeitnah Informationen über die Kreditwürdigkeit eines Kunden zu erhalten. Dabei stellte eine Bonitätsauskunft eine umfassende Informationsquelle dar, da sie neben Adressdaten auch Daten von Inkassounternehmen, der Schufa, der Gerichte und öffentlichen Verzeichnissen bzw. Registern und Zahlungserfahrungen der Wirtschaft bündeln. Im Online-Bonitätsportal werden Bonitätsauskünfte bei einer Wirtschaftsauskunftei gezogen, diese sammelt, bewertet und verdichtet alle Informationen zur Bonität und des Zahlungsverhaltens einer Person zu einer Bonitätsauskunft und es wird rechnerisch ein Bonitätsindex ermittelt.