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Wenn eine Werbeagentur so groß wird, dass eine Agentursoftware angeschafft werden muss, stellt sich die Frage, für welches der inzwischen zahlreich auf dem Markt vorhandenen Produkte man sich entscheiden soll. Vorweg ist natürlich die Frage zu klären, wann dieser Zeitpunkt überhaupt erreicht ist – mit anderen Worten, ab welcher Größe der Agentur überhaupt eine solche Software benötigt wird. Hierauf kann man keine allgemeingültige Antwort geben. Aber spätestens dann, wenn einem die Verwaltung der Projekte über den Kopf wächst – wenn die vielen Programme, mit denen man Termine plant, den Einkauf überwacht, das Änderungsmanagement vornimmt, die Bezahlung eingehender Rechnungen steuert, erledigte Aufträge archiviert, Kundenadressen verwaltet und so weiter nicht mehr konsistent sind -, ist es soweit. Mit anderen Worten, wenn ein an einem Projekt beteiligter freier Mitarbeiter keine Einladung zu einem wichtigen Meeting erhält, weil die Adressliste des E-Mail-Programms nicht korrekt mit der Teilnehmerliste des Projekts abgeglichen wurde. Oder wenn eine vom Kunden angeforderte Änderung nicht erledigt wird, weil sie einem Mitarbeiter zugewiesen wurde, der sich just an diesem Morgen krank gemeldet hatte. Hier könnten unzählige ähnliche Probleme und Fehlerquellen aufgelistet werden, die aber alle ähnliche Ursachen haben: Den verantwortlichen Mitarbeitern geht die Übersicht verloren, häufig deshalb, weil von jeder Änderung zu viele verschiedene Listen, Datensammlungen oder Pläne betroffen sind. Hieraus ergibt sich auch schon ein wesentliches Kriterium dafür, für welche Agentursoftware man sich entscheiden soll. Wichtig ist vor allem, dass alle typischerweise anfallenden Daten an zentraler Stelle gehalten werden, dass alle notwendigen Abfragen und Aktualisierungen also auf denselben Informationsstand zugreifen. So ist gewährleistet, dass jede Änderung, wie etwa eine Krankmeldung, eine unvorhergesehene Kostensteigerung und so weiter überall korrekt berücksichtigt wird. Daneben ist natürlich auch wichtig, dass man über Mitarbeiter verfügt, die sich mit der speziellen Software auskennen oder zumindest in der Lage sind, sich schnell und ohne zu hohe Kosten einzuarbeiten – anders ausgedrückt, das Programm muss bekannt sein oder zumindest den gängigen Standards genügen.