In jedem Unternehmen tritt von Zeit zu Zeit die Situation auf, dass im Zusammenhang mit einem bestimmten Problem Informationen ausgetauscht, Meinungen eingeholt, Entscheidungen beziehungsweise Absprachen getroffen und Beteiligte informiert werden müssen. Hierzu wird dann oft eine Konferenz, oft auch als Meeting bezeichnet, eingerufen. Das geht meist nicht von einem Moment auf den anderen – besonders dann, wenn auch Mitarbeiter in anderen Niederlassungen betroffen sind, Außendienstmitarbeiter oder Personen, die gerade auf einer Geschäftsreise oder im Urlaub sind. Hilfreich kann es hier sein, wenn man anstelle des persönlichen Zusammentreffens auf eine Telefonkonferenz ausweicht. Hierzu muss man natürlich bei seinem Telefonanbieter eine Konferenzschaltung beziehungsweise die Möglichkeit dazu bestellen.
Das kostet Geld und natürlich auch Zeit. Eine Alternative hierzu sind Anbieter im Internet, die über solche Konferenzschaltungen verfügen und sie gegen Gebühr zur Nutzung anbieten. Man wählt einfach unter den angebotenen Tarifen einen aus und meldet sich dafür an. Nach kurzer Zeit kann man dann beliebig häufig Telefonkonferenzen veranstalten. Was aber, wenn mal ein Problem ganz besonders dringend ist? Selbst die Anmeldung bei einem solchen Internetanbieter kann dann zulange dauern. Eine derartige Situation kann beispielsweise eintreten, wenn ganz plötzlich ein Produktionsfehler bei einem bestimmten Artikel bemerkt wird. Dann muss die Fertigungsabteilung befragt werden, wie lange es dauern wird, den Fehler zu beheben. Die Rechtsabteilung muss eine Einschätzung abgeben, ob aus dem Fehler Schadensersatzansprüche abgeleitet werden können. Die Vertreter müssen ihre aktuellen Verkaufszahlen nennen – und einen Eindruck davon vermitteln, wie die Kunden oder Zwischenhändler auf einen Rückruf des Artikels reagieren würden. Und so weiter, und so fort – und das Ganze muss natürlich schnell passieren, ehe ein größerer Schaden entsteht. In diesem Fall sollte eine spontane Telefonkonferenz oder Sofortkonferenz durchgeführt werden. Glücklicherweise wird auch diese Möglichkeit im Internet angeboten. Man verschickt über ein Formular die Einladung an die benötigten Teilnehmer, gibt dem Ganzen einen kurzen Vorlauf von vielleicht zwei Stunden (um sicherzustellen, dass auch alle Beteiligten rechtzeitig die E-Mail erhalten) und legt los.
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